Как перейти на ЭДО с контрагентами и не совершить ошибок

Раньше все документы, договора, отчёты и справки были в бумажном виде. Сегодня скорость обмена информацией резко возросла, поэтому вся деловая корреспонденция переходит на электронную форму. Главный стимул для внедрения ЭДО – требования финансовых и контролирующих организаций.

Электронный документооборот, или ЭДО – закрепленный на законодательном уровне способ ведения документации, где все оригиналы и копии документов создаются в цифровом формате.

 Организовать работу с ЭДО можно для:

• сдачи различных отчётов в Пенсионный фонд, Федеральную налоговую службу, Росстат, Фонд социального страхования;
• отправки контрагентам договоров, актов приёма-передачи товаров или имущества, счётов и проч.

Электронные документы (ЭД), как и бумажные, составляются по определённому образцу, имеют необходимые реквизиты и электронную подпись. Налоговой службой утверждены единые формы для счётов, накладных и актов выполненных работ. Все остальные документы разрешается сдавать в формате PDF или стандартного текстового файла.

С электронными документами гораздо проще работать, чем с бумажными, и вот почему:

• использование электронных таблиц, приложения 1С и други специальных программ значительно ускоряет создание и редактирование документов;
• хранение ЭД на сервере или Е-диске исключает вероятность их утраты;
• с коммерческими документами можно работать дистанционно с любого устройства, имеющего выход в Интернет;
• ЭД намного проще защитить или ограничить к ним доступ с помощью нового пароля и защищенных каналов связи;
• расходы на организацию ЭДО намного ниже: не нужно тратиться на бумагу, принтеры и расходные материалы, услуги курьерской службы;
• экономия рабочего места в офисе, отсутствие громоздких стеллажей с пыльными папками;
• моментальная скорость доставки адресату
• значительная экономия времени на бухгалтерские услуги и подготовку отчетных документов

Переход на электронный документооборот происходит в несколько этапов. Прежде чем переходить на ЭДО с деловыми партнёрами, клиентами и государственными структурами, компания должна наладить процесс обмена деловой корреспонденцией между своими структурными подразделениями, то есть обеспечить внутренний документооборот.

Для этого следует выбрать разработчика программного обеспечения и приобрести у него комплект для работы с ЭД:

• систему электронного документооборота;
• сертификат электронной подписи (ЭП);
• устройство криптографической защиты информации.

Следующий шаг – разработка Положения об ЭДО, где будет определён:

• перечень документов, используемых в электронной форме;
• порядок их создания и обработки, подписания и регистрации, учёта и хранения;
• процедура обмена ЭД с подразделениями и контрагентами (какие документы можно отправлять через электронный почтовый ящик и какие – только по защищенным каналам связи);
• ответственный за ведение ЭДО.

Далее нужно выбрать компанию-оператора, которая будет заниматься обеспечением ЭДО. Это организация, которая предоставляет защищенные от взлома каналы связи для обмена электронными документами. Чтобы воспользоваться данным видом услуг, необходимо написать заявление установленной формы и заключить договор с сертифицированной компанией.

Заключительный этап – отправка контрагентам писем с предложением перевести документооборот между компаниями в электронную форму.

Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:

• какой вид электронной подписи будет использовать ваша компания;
• порядок подписания ЭД;
• действия сторон в случае, если контрагент откажется принимать документ;
• платформу, которая будет использоваться для ЭДО.

 Договора о сотрудничестве желательно дополнить пунктом, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.

Электронный документооборот помогает:

• улучшить взаимодействие с контрагентами, государственными и контролирующими организациями;
• сократить время на подготовку, обработку и сбор информации, а также создание и отправку документов;
• повысить производительность труда сотрудников, разгрузив их от некоторых обязанностей;
• сократить затраты на канцелярию, почтовые и курьерские услуги (в зависимости от объема документооборота ежемесячная экономия составляет от 50% до 80%);
• хранить документы в электронной базе (архиве), доступной в любой момент;
• уменьшить до минимума риск повреждения или уничтожения документов.