Как перейти на ЭДО с контрагентами и не совершить ошибок

Развитие бизнес-технологий с каждым днём повышает роль документооборота. Без обмена документацией между предприятиями-контрагентами, государственными и коммерческими структурами невозможно достичь результативного взаимодействия. 

Раньше все документы, договора, отчёты и справки были в бумажном виде. Сегодня скорость обмена информацией резко возросла, поэтому вся деловая корреспонденция переходит на электронную форму. Главный стимул для внедрения ЭДО – требования финансовых и контролирующих организаций.

Для чего необходим ЭДО

Электронный документооборот, или ЭДО – закрепленный на законодательном уровне способ ведения документации, где все оригиналы и копии документов создаются в цифровом формате.

 Организовать работу с ЭДО можно для:

  • сдачи различных отчётов в Пенсионный фонд, Федеральную налоговую службу, Росстат, Фонд социального страхования;
  • отправки контрагентам договоров, актов приёма-передачи товаров или имущества, счётов и проч.

Электронные документы (ЭД), как и бумажные, составляются по определённому образцу, имеют необходимые реквизиты и электронную подпись. Налоговой службой утверждены единые формы для счётов, накладных и актов выполненных работ. Все остальные документы разрешается сдавать в формате PDF или стандартного текстового файла.

Главные преимущества ЭДО

С электронными документами гораздо проще работать, чем с бумажными, и вот почему:

  • использование электронных таблиц, приложения 1С и други специальных программ значительно ускоряет создание и редактирование документов;
  • хранение ЭД на сервере или Е-диске исключает вероятность их утраты;
  • с коммерческими документами можно работать дистанционно с любого устройства, имеющего выход в Интернет;
  • ЭД намного проще защитить или ограничить к ним доступ с помощью нового пароля и защищенных каналов связи;
  • расходы на организацию ЭДО намного ниже: не нужно тратиться на бумагу, принтеры и расходные материалы, услуги курьерской службы;
  • экономия рабочего места в офисе, отсутствие громоздких стеллажей с пыльными папками;
  • моментальная скорость доставки адресату
  • значительная экономия времени на бухгалтерские услуги и подготовку отчетных документов
hranenie-elektronnogo-arhiva

Как организовать ЭДО с контрагентами

Приобрести комплект у разработчика ПО, разработать положение об ЭДО, выбрать компанию-оператора, информировать контрагентов.

Переход на электронный документооборот происходит в несколько этапов. Прежде чем переходить на ЭДО с деловыми партнёрами, клиентами и государственными структурами, компания должна наладить процесс обмена деловой корреспонденцией между своими структурными подразделениями, то есть обеспечить внутренний документооборот.

Для этого следует выбрать разработчика программного обеспечения и приобрести у него комплект для работы с ЭД:

  • систему электронного документооборота;
  • сертификат электронной подписи (ЭП);
  • устройство криптографической защиты информации.

Следующий шаг – разработка Положения об ЭДО, где будет определён:

  • перечень документов, используемых в электронной форме;
  • порядок их создания и обработки, подписания и регистрации, учёта и хранения;
  • процедура обмена ЭД с подразделениями и контрагентами (какие документы можно отправлять через электронный почтовый ящик и какие – только по защищенным каналам связи);
  • ответственный за ведение ЭДО.

Далее нужно выбрать компанию-оператора, которая будет заниматься обеспечением ЭДО. Это организация, которая предоставляет защищенные от взлома каналы связи для обмена электронными документами. Чтобы воспользоваться данным видом услуг, необходимо написать заявление установленной формы и заключить договор с сертифицированной компанией.

Заключительный этап – отправка контрагентам писем с предложением перевести документооборот между компаниями в электронную форму.

eaff7ac8ca23f975ce0377bca9df29ec

Как документально оформить переход на ЭДО с контрагентами

Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:

  • какой вид электронной подписи будет использовать ваша компания;
  • порядок подписания ЭД;
  • действия сторон в случае, если контрагент откажется принимать документ;
  • платформу, которая будет использоваться для ЭДО.

 Договора о сотрудничестве желательно дополнить пунктом, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.

Подведем итоги

Электронный документооборот помогает:

  • улучшить взаимодействие с контрагентами, государственными и контролирующими организациями;
  • сократить время на подготовку, обработку и сбор информации, а также создание и отправку документов;
  • повысить производительность труда сотрудников, разгрузив их от некоторых обязанностей;
  • сократить затраты на канцелярию, почтовые и курьерские услуги (в зависимости от объема документооборота ежемесячная экономия составляет от 50% до 80%);
  • хранить документы в электронной базе (архиве), доступной в любой момент;
  • уменьшить до минимума риск повреждения или уничтожения документов.
Оставьте заявку для бесплатной консультации
OK
Спасибо! Ваше сообщение получено. Мы свяжемся с вами через несколько минут
Товар добавлен в корзину
Оформить заказ

Смотрите также
от {{product.formated_min_price}}