Как перейти на ЭДО с контрагентами и не совершить ошибок
Раньше все документы, договора, отчёты и справки были в бумажном виде. Сегодня скорость обмена информацией резко возросла, поэтому вся деловая корреспонденция переходит на электронную форму. Главный стимул для внедрения ЭДО – требования финансовых и контролирующих организаций.
Для чего необходим ЭДО
Электронный документооборот, или ЭДО – закрепленный на законодательном уровне способ ведения документации, где все оригиналы и копии документов создаются в цифровом формате.
Организовать работу с ЭДО можно для:
- сдачи различных отчётов в Пенсионный фонд, Федеральную налоговую службу, Росстат, Фонд социального страхования;
- отправки контрагентам договоров, актов приёма-передачи товаров или имущества, счётов и проч.
Электронные документы (ЭД), как и бумажные, составляются по определённому образцу, имеют необходимые реквизиты и электронную подпись. Налоговой службой утверждены единые формы для счётов, накладных и актов выполненных работ. Все остальные документы разрешается сдавать в формате PDF или стандартного текстового файла.
Главные преимущества ЭДО
С электронными документами гораздо проще работать, чем с бумажными, и вот почему:
- использование электронных таблиц, приложения 1С и други специальных программ значительно ускоряет создание и редактирование документов;
- хранение ЭД на сервере или Е-диске исключает вероятность их утраты;
- с коммерческими документами можно работать дистанционно с любого устройства, имеющего выход в Интернет;
- ЭД намного проще защитить или ограничить к ним доступ с помощью нового пароля и защищенных каналов связи;
- расходы на организацию ЭДО намного ниже: не нужно тратиться на бумагу, принтеры и расходные материалы, услуги курьерской службы;
- экономия рабочего места в офисе, отсутствие громоздких стеллажей с пыльными папками;
- моментальная скорость доставки адресату
- значительная экономия времени на бухгалтерские услуги и подготовку отчетных документов
Как организовать ЭДО с контрагентами
Переход на электронный документооборот происходит в несколько этапов. Прежде чем переходить на ЭДО с деловыми партнёрами, клиентами и государственными структурами, компания должна наладить процесс обмена деловой корреспонденцией между своими структурными подразделениями, то есть обеспечить внутренний документооборот.
Для этого следует выбрать разработчика программного обеспечения и приобрести у него комплект для работы с ЭД:
- систему электронного документооборота;
- сертификат электронной подписи (ЭП);
- устройство криптографической защиты информации.
Следующий шаг – разработка Положения об ЭДО, где будет определён:
- перечень документов, используемых в электронной форме;
- порядок их создания и обработки, подписания и регистрации, учёта и хранения;
- процедура обмена ЭД с подразделениями и контрагентами (какие документы можно отправлять через электронный почтовый ящик и какие – только по защищенным каналам связи);
- ответственный за ведение ЭДО.
Далее нужно выбрать компанию-оператора, которая будет заниматься обеспечением ЭДО. Это организация, которая предоставляет защищенные от взлома каналы связи для обмена электронными документами. Чтобы воспользоваться данным видом услуг, необходимо написать заявление установленной формы и заключить договор с сертифицированной компанией.
Заключительный этап – отправка контрагентам писем с предложением перевести документооборот между компаниями в электронную форму.
Как документально оформить переход на ЭДО с контрагентами
Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:
- какой вид электронной подписи будет использовать ваша компания;
- порядок подписания ЭД;
- действия сторон в случае, если контрагент откажется принимать документ;
- платформу, которая будет использоваться для ЭДО.
Договора о сотрудничестве желательно дополнить пунктом, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.
Подведем итоги
Электронный документооборот помогает:
- улучшить взаимодействие с контрагентами, государственными и контролирующими организациями;
- сократить время на подготовку, обработку и сбор информации, а также создание и отправку документов;
- повысить производительность труда сотрудников, разгрузив их от некоторых обязанностей;
- сократить затраты на канцелярию, почтовые и курьерские услуги (в зависимости от объема документооборота ежемесячная экономия составляет от 50% до 80%);
- хранить документы в электронной базе (архиве), доступной в любой момент;
- уменьшить до минимума риск повреждения или уничтожения документов.