Как проходит инвентаризация на предприятии: шаг за шагом

Инвентаризацией предполагает учет товарных и финансовых активов компании. В результате этого учета, данные, полученные при проверке, сравниваются с цифрами в бухгалтерских документах.

Нередко в ходе проверки выявляются несоответствия между фактической и задокументированной информацией. Причины таких несоответствий могут быть разными. Как вполне безобидными — вроде усушки продукта, испарения, потери при перевозке, так и влекущими за собой ответственность — обвесы, воровство и так далее. Иногда к несоответствиям приводят неточности, описки и ошибки в бухгалтерских документах — в таком случае инвентаризация позволяет эти ошибки находить и исправлять.

Регулярная инвентаризация позволяет:

• оценивать соблюдение условий хранения продукции на складе. Учитывая, как проходит инвентаризация на предприятии, можно предполагать — это самый быстрый и простой способ выявить нарушения в хранении и использовании материальных активов предприятия;
• получить представления о порядке ведения учетной и первичной документации. Несоответствия между реальными параметрами и данными, отраженными в бухгалтерских документах — весомый повод перепроверить документы. Часто можно обнаружить ошибки и вовремя их устранить;
• обеспечить профилактику злоупотреблений и правонарушений. Сотрудники организации, зная о том, что инвентаризация проводится регулярно, вряд ли будут заниматься противоправными, противозаконными делами.

В соответствии с ФЗ РФ инвентаризация в компаниях любого направления обязательна. Проводиться процедура должна раз в год — перед оформлением бухгалтерского годового отчета, это минимум. Также назначаться процедура может при определенных условиях: если возникает необходимость продать, сдать в аренду или купить материальный актив, если меняется материально ответственное лицо. Также часто инициируют инвентаризацию, если возникают поводы думать о нарушении условий хранения или транспортировки материальных активов, о хищении и так далее. Наконец, проверить объем и состояние, качество активов компании стоит после форс-мажорных ситуаций, будь то аварии на производстве или стихийные бедствия.

Проверка наличия и состояния материальных активов определяется не только требованиями закона, но и локальной документацией предприятия — в документах нужно прописать, когда осуществляется инвентаризация, какие виды активов проверяются, есть ли возможность внезапной или выборочной инвентаризации.

Инвентаризация может быть сплошной и выборочной. В первом случае проверяются все активы и материальные ценности компании, во втором — определенная доля имущества: основные средства или товары, резервы или денежные инвестиции, нематериальное имущество или животные.

Ответственной за проведение обязательных и регулярных проверок назначают инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает руководство компании — сюда могут входить как работники организации, так и внешние аудиторы. Если имущественных активов немного, то функции инвентаризационной комиссии может выполнять ревизионная комиссия, если она действует на предприятии.